3 estrategias para aprender a priorizar
Cómo aprender a priorizar cuando todos los días decimos si o no a muchas actividades.
Qué tan frecuentemente dices que algo es urgente y de verdad es urgente?
Lo urgente e importante debe ir alineado con tu propósito, tus porqués, metas y valores.
En este post aprenderás 3 estrategias que te permitirán descubrir tus prioridades para que dejes de hacer muchas cosas sin llegar a ningún lado, sin cumplir tus sueños y metas personales porque “nunca tienes tiempo”.
Entrenarte para decir que si o no a lo que si va a contribuir a tu propósito. Esto es una tarea interna que sólo tu puedes hacer.
No hay propósitos iguales ni formas de cumplirlos. Todo cambia de persona a persona.
Para lograr tus metas personales o profesionales debes interiorizar de verdad en tu corazón y mente lo que quieres, tus porqué para poder manifestar lo que quieres de verdad y encontrar la forma de trabajar por eso.
Con tanto ruido alrededor, con tantas distracciones, cada vez es más difícil decidir en qué debemos concentrarnos y enfocar nuestros esfuerzos.
Me tomó tiempo pero aplicando estas estrategias, logré identificas lo importante para mi, para mi negocio y para mi vida, sin descuidar lo importante.
Solo gané tiempo para invertirlo en actividades de verdad importantes, y dejar de estar completamente ocupada todo el tiempo si ver avance en mis metas personales.
En este artículo, aprenderás 3 estrategias para aprender a priorizar, que al trabajarlas en conjunto, ayudarán a que optimices tu tiempo y lo inviertas en actividades importantes que si te van a ayudar a avanzar en tus metas y en tus proyectos personales.
1. Descarga tu mente si quieres aprender a priorizar
Haz escuchado esta técnica? este el Brain dump o en español – descarga tu mente.
Vas a tomar una hoja de papel y vas a hacer un inventario de todas las actividades que haces en un día y escribe sin pensar mucho y sin mucho filtro todas las actividades que haces desde que te levantas hasta que te acuestas en función de tu trabajo o tu negocio.
Te recomiendo hacer este ejercicio solo usando las actividades de un día.
Cuando ya tengas práctica puedes hacerlo pensando en las actividades de una semana.
Cuando haces esta descarga mental, vas a visualizar de verdad todo lo que haces.
Así ya no tienes que usar tu mente como un depósito de recordatorios, si no que con todo anotado puedes feliz por tu día, tachando lo que vas completando.
Relee la lista que hiciste.
Hay actividades que se repiten a lo largo del día?
Hay actividades que ves que haces pero ya no sabes ni porqué?
Crees que hay tareas que alguien más debe hacerlas?
Piensa en esto y vámonos a la estrategia 2.
2. Identifica la tareas de acuerdo a su valor y tu propósito
Vamos ahora a usar dos criterios para clasificar esa lista de tareas que hiciste en la estrategia anterior.
Las actividades que haces en tu día a día las puedes clasificar de acuerdo a si tienen valor o no para ti, y si además contribuyen a tu propósito de vida o no.
Estos son los criterios:
Valor: Una actividad tiene valor si te motiva, te sube el ánimo hacerlas, te dan felicidad, te interesa aprender cada vez más sobre el tema.
Visión: Las actividades con visión son las que contribuyen a tu propósito, te ayudan o son pasos importantes para lograr tus sueños y metas personales. Si no las haces, tu proyecto o meta no va a andar y va a ser complicado que puedas cumplirla.
Al lado de cada actividad de tu inventario de actividades de la estrategia anterior, escribe si la actividad agrega valor para ti o resalta con un marcador de color.
Después al lado de cada actividad usa un color diferente o señala de alguna manera que sea fácil para ti diferenciar más adelante , si la actividad contribuye a la realización de tu meta personal o sueño.
Para más facilidad puedes dibujar cuatro cuadrantes así:
En cada cuadrante vas a ubicar las actividades de acuerdo a los criterios de valor y visión.
Cuadrantes de arriba
A la derecha arriba: Irán las actividades que te tienen valor para ti y que además contribuyen con tu propósito.
A la izquierda arriba: Vas a poner las actividades que tienen valor para ti pero que no necesariamente están relacionadas o aportan a la realización de tu propósito.
Cuadrantes de abajo
A la derecha abajo: Escribe o ubica las actividades que sabes que son importantes para cumplir tu propósito o meta, pero no tienen valor para ti. No tienen valor porque no te motivan o no te gusta hacerlas y seguramente hay alguien mejor que pueda hacerlas.
A la izquierda abajo: Ubica las actividades que no tienen valor y además, sabes o acabas de descubrir que no contribuyen con la realización de tu propósito, meta o sueños personales.
Todas las actividades a las que marcaste como que agregan valor, son actividades que debes seguir haciendo, ya que te hacen feliz y te gusta invertir tu tiempo en ellas. Además te gusta aprender al respecto, luego estás en camino a especializarte en estas tareas, lo que te ayudará en tu carrera, en tu trabajo o en tu proyecto.
Estas deberían ser todas las actividades de los cuadrantes de arriba.
Aquí es donde debes enfocar tus esfuerzos.
Tu mayor parte del día debería invertirse en este tipo de actividades.
Son las que en realidad te hacen una persona productiva porque van encaminadas a tu felicidad y a tus sueños.
Las actividades que vez en el cuadrante de abajo, te darás cuenta que no tienen valor para ti.
Te quitan felicidad, no quieres aprender del tema y quisieras invertir tu tiempo en otras cosas.
En la estrategia 3 te cuento que haremos con estas actividades.
3. Delega, automatiza o elimina.
Las actividades que no tienen valor para ti son las que deberías revisar y si aún son importantes para tu propósito.
Aquellas que sigan siendo importantes, pero como no agregan valor, vas a tratar de delegarlas o automatizarlas.
Si no tienen un equipo de trabajo, busca la forma de automatizarlas usando software, aplicaciones, o teniendo formatos o respuestas predeterminadas que te ayuden a disminuir el tiempo que inviertes en estas actividades.
Hay muchas aplicaciones gratis que pueden ayudar.
Incluso tener un documento en word o excel con formatos o respuestas a correos por ejemplo, va a ayudarte a disminuir tiempos de respuesta.
Aquellas actividades que están en el cuadrante de abajo a la izquierda son actividades que identificaste como que no tienen ni valor ni aportan a tu propósito.
Qué hacen esas actividades en tu lista? Hazte esta pregunta de manera sincera y revisa las causas de porque están ahí.
Tal vez estás haciendo el trabajo de alguien más?
Son actividades que estás haciendo en piloto automático?
Tal vez son tareas que antes eran importante pero ya no porque no arrojan ningún resultado?
Si alguna de esas actividades la identificas con alguna de las 3 preguntas anteriores, entonces son actividades que debes sacar de tu lista de inmediato.
Ese tiempo puedes usarlo en las actividades del cuadrante de arriba!
Ves cómo se entrelazan estas tres estrategias para identificar de una vez por todas qué priorizar?
CONCLUSIÓN
Hacer este ejercicio a conciencia te dará lo que necesitas para que respondas a la constante pregunta de qué priorizar o cómo hacerlo.
En resumen:
- Haz tu inventario de actividades con el brain-dump
- Clasifica las actividades de acuerdo a los criterios de valor y visión
- Empieza a invertir tiempo en las actividades que si tienen valor para ti
- Delega, automatiza o elimina todo lo demás
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