7 Hábitos para incrementar tu productividad personal
Después de COVID pareciera que todos tomamos consciencia sobre lo que significa la productividad en nuestras vidas.
Con el incremento de las horas de trabajo más las obligaciones de la casa, los cuidados extra de la pandemia, la supervisión de los niños mientras todos estaban encerrados en el mismo lugar, hizo evidente la importancia de tener un sistema de organización que nos permitiera hacernos cargo de todo.
Alcanzar la productividad personal es tener un sistema de organización y planificación que permita el cumplimento de las metas y expectativas.
Esto lo dice textualmente la página del International Business School cerem.com.
Y describe perfectamente el concepto de productividad personal tan de moda últimamente.
Afortunadamente es una de esas modas saludables y que te van a beneficiar por siempre porque impactará todos los aspectos de tu vida.
Conozco a muchas mujeres mamás que antes no tenían ningún orden ni estructura en sus vidas, y por supuesto eran un caos.
Nada quedaba hecho a tiempo.
Constantemente se olvidaban de fechas importantes.
Había exceso de imprevistos.
No tenían tiempo para cuidarse a sí mismas.
Imagínate estar estresada porque tienes pendientes de todo tipo que se acumulan a diario, pero no tienes idea de cuándo quedarán hechos.
Piensa en el estrés de tener que pagar multas, intereses, causar disgustos porque por la falta de orden se te olvidan cosas importantes.
Estas personas cargaban con el peso de la preocupación todos los días. Y también cargaban con el peso de la frustración.
Vivían frustradas permanentemente.
Y esa frustración venía de saber que tienen el potencial y las ganas de tomar acción, pero la falta de orden les impide avanzar hacia la vida que quieren.
Por esto tener un sistema que organice todo lo que hay que hacer, más lo que quieres lograr es lo hoy en día se llama productividad personal.
Y la productividad personal debe ser ese sistema de organización que abarque no sólo lo del trabajo, sino que encaje con tu estilo de vida y tus expectativas.
Qué necesitas? Estrategias, construcción de hábitos y disciplina.
En este artículo te voy a enseñar los hábitos que componen la productividad personal.
Son hábitos que se forman con la repetición y con disciplina.
Pero que darán frutos de aquí adelante porque organizarán tu vida de la manera que quieres para lograr lo que tanto anhelas.
Hábito 1: Crea rutinas
Algunos dicen que tener rutinas les resta espontaneidad. A mi me parece que al contrario, las rutinas te dan más libertad.
Porque te dan más libertad? Porque te ahorran tiempo y ese tiempo lo vas a usar en hacer otras cosas que amas, para las que seguramente hoy no tienes el espacio.
Si tu vida necesita orden empieza por crear el hábito de tener rutinas.
Una rutina es una serie de pasos claros a seguir para lograr un objetivo pequeño cada día.
Si por ejemplo, no haces ejercicio como quisieras hoy en día. crea una rutina que te guste y que haga fácil y placentero que hagas ejercicio.
Si quieres más libertad y más organización en tu día a día de aquí en adelante, crea estas rutinas:
- Rutina de ejercicio. Mínimo 4 días a la semana. Haz un pequeño ritual para hacer ejercicio. Levantate, tómate un batido o agua, selecciona un canal de Youtube del tipo de ejercicio que te guste y que te haga sentir bien, usa ropa cómoda y déjala lista la noche anterior en un lugar donde la veas apenas te levantes, destina un lugar específico en tu casa para hacer tu rutina de ejercicio de ahora en adelante. En ese lugar ten cerca los elementos para hacer tus rutinas.
Yo sigo estos dos canales de Youtube hace más de 6 meses y cada día elijo una rutina sin pensar demasiado.
- Rutina para sentarte a trabajar. Cómo le dices a tu cerebro y a tu cuerpo que ya es hora de trabajar? Crea una rutina pequeña que te acondicione para el momento de concentrarte.
La mía es tomar agua, agarrar una taza de café, poner mi lista de música favorita y ponerme audífonos. Lo hago siempre que tengo que necesito concentración máxima para sacar lo más importante del día.
- Rutina para empezar el día. Como comienzas el día define tu estado de ánimo para las próximas horas.
Define una hora para despertarte, no cojas el celular, lee, toma agua, tómate un batido, reza, medita. Elige actividades que te carguen con energía positiva para el día que empieza.
- Rutina para planear.
A qué horas y cómo vas a planear el día?
Defina la hora de planear en la mañana o la noche anterior y sigue estos pasos:
- Revisa que quedó pendiente por hacer que se tenga que hacer en el día,
- Mira tu calendario y revisa si tienes citas o reuniones programadas con anticipación,
- Elije las prioridades del día. Entre 3 y máximo 5 prioridades para el día es suficiente y realista
- Crea bloques de tiempo en tu calendario para trabajar en las prioridades y en lo que tengas para el resto del día,
- Haz una lista de tareas para cada bloque de tiempo.
- Rutina para para terminar el día. Qué vas a hacer cerrar el día? Puedes leer, escribir, analizar y escribir lo que quedó hecho, escribir lo que quedó pendiente y dar gracias. Lo que sea pero que sean unos minutos solo para ti y para reflexionar sobre el día que termina.
Hábito 2: Divide tareas grandes en tareas más pequeñas
Para lograr hacer grandes tareas tienes que ser realista y compasiva contigo misma.
No quieras hacer todo a la vez ni en un plazo muy corto de tiempo.
Si tienes objetivos grandes debes dividirlos para que los puedas hacer en tiempo realistas y para que no procrastines.
Aquí te enseño cómo dividir diferentes grandes tareas que tienes en el trabajo y en tu vida en general como se hace en los proyectos.
Para tener un proyecto exitoso debes tener claro el resultado que esperas.
Debes identificar claramente las tareas que se deben hacer para llegar al resultado esperado, y además debes asignar unas fechas límite en las que las tareas deben quedar hechas.
Revisa en tu trabajo, en tu emprendimiento o en tu vida en general que puedes volver un proyecto.
Identifica el resultado esperado; identifica las tareas que debes hacer para lograr ese resultado.
Y dale una fecha a cada una de estas tareas.
Una vez tengas identificado si estas grandes tareas o grandes metas vas a dividirlas en tareas más pequeñas que puedan hacerse entre dos y tres horas.
Entre menos tiempo ocupen estas pequeñas tareas mucho mejor.
Te pongo un ejemplo:
Proyecto Taller Virtual. Para poder tener listo mi Taller Virtual, tuve que hacer una lista de actividades que tenían que quedar hechas antes de la fecha de lanzamiento.
Así dividí las actividades de este proyecto:
- Investigar temas en el taller Virtual
- Planear el contenido para promover el taller Virtual en Instagram
- Crear el método de pago para el taller Virtual
- Promover el taller Virtual en la lista de correos
- Crear la presentación del taller Virtual
- Configurar como se va a dar el taller Virtual
Y cada una de estas grandes actividades la dividir tareas más pequeñas como te muestro a continuación:
- Investigar temas en el taller Virtual
- Hacer encuesta
- Stories promoción encuesta
- Revisar resultados
- Preguntar en stories retos y temas de productividad que les interesa
- Revisar feedback de encuestas anteriores
2. Planear el contenido para promover el taller Virtual en Instagram
- Crear texto posts
- Crear imágenes para post
- Programar los posteos en creator estudio
3. Crear el método de pago para el taller Virtual
- Configurar los dos precios en la plataforma de pago
- Crear e-mail con métodos de pago
- Crear página de gracias después de confirmar la transacción
- Crear link de pago para Instagram
4. Promover el taller Virtual en la lista de correos
- Hacer correos para la News Letter con anuncio del taller Virtual
- Hacer correos dos con vídeo antes de terminar la promo precio uno
- Hacer correos con precio dos antes de la fecha del taller Virtual
- Hacer un recordatorio cinco días antes y cuatro días antes para que se inscriban al taller por correo
5. Crear la presentación del taller Virtual
- Crear script para la presentación en Google doc doc
- Escoger formato para la presentación
- Hacer vídeos de Asana, teléfono, calendario ideal en Google calendar
- Hacer las diapositivas para la presentación
6. Configurar como se va a dar el taller Virtual
- Escoger plataforma para hacer la presentación en vivo del taller
- Configurar el link y la invitación para la hora del taller
- Enviar correo con el link de invitación a los inscritos al taller.
Cuando ves por escrito pequeñas listas de tareas para cada actividad es mucho más fácil saber que tienes que hacer y cuánto tiempo asignarle a cada tarea.
Éstas son las tareas que puedes ubicar en tu agenda o en tu calendario dependiendo de las fechas en las que las tienen que quedar hechas
Hábito 3: Usa herramientas de apoyo
Vives en un mundo hiperconectado así que más vale que te apoyes en la tecnología para ser más productiva.
Acostúmbrate a usar la tecnología que tienes a la mano a tu favor.
La mayoría usa Gmail como su correo personal o de trabajo. Y Gmail te da herramientas gratis para que incrementes tu productividad.
Son Gratis! y bien configuradas harán tu vida mucho más tranquila y más fácil.
Te recomiendo usar:
Google Calendar – En este artículo encuentra como usar google calendar para ser más productiva.
Google Tasks: Para que hagas listas de tareas en digital. Si hay tareas que se repiten todos los días, en vez de escribirlas en papel, con esta herramienta ya puedes tener la lista lista para revisarla diariamente sin perder tiempo volviendo a escribir.
Google Keep: Tienes información corta pero importante que necesitas tener a la mano?
Google Keep tiene la imagen de las notas adhesivas o post its y allí puedes guardar números de cuentas, links de páginas, Ideas que se te ocurren el el día.
Lo que quieras! Y no se te olvidan y las tienes a un click en tu celular ao en tu computador.
Google Drive: Si todavía envías documentos por email para revisar, y luego te devuelven otro correo con otra versión, parece que sigues en las cavernas.
En google drive puedes subir los archivos que quieres compartir y pasar un link para que la otra persona los pueda ver sin necesidad de descargarlos.
Además como es una aplicación que está en la nube, puedes revisar archivos desde tu celular o tu computador. O desde cualquier lugar con solo iniciar sesión.
Si necesitas que otras personas trabajen en un archivo de word o de excel?
Usa Google Doc o Google Sheets y varias personas pueden trabajar en el mismo documento.
Estas aplicaciones de Google son gratis y las puedes empezar a usar hoy mismo.
Hábitos 4: Define límites para tu disponibilidad
Porqué sigues estando disponible para todo las 24 horas del día?
Repite conmigo: No eres un call center.
Y a menos que seas médico cirujano, enfermera de urgencias, bombero, policía o tu trabajo es en un call center, no tienes porque estar disponible 24/7.
Con tanta tecnología es difícil desconectarse.
Pero es necesario hacerlo para tener tiempo para otras cosas importantes como tu familia, tu casa, descansar, comer!
Así que no aceptes que porque tienes un teléfono celular tienes que contestarle a todos y a todo lo que te manda una notificación
Define límites. Define tiempos en los que vas a estar disponible y sobre todo en los que vas a estar completamente desconectada de tus aparatos digitales.
Unos ejemplos:
- Define en qué días NO aceptarás reuniones por Zoom. Una amiga No acepta reuniones por Zoom los lunes,
- NO respondas de inmediato a los chats o whatsapp o correos. Mejor define bloques de tiempo para revisar tu correo de manera consciente y atenta.
- No leer el correo del trabajo los domingos.
- Hacer tareas del hogar sólo los días sábados.
Estos límites de permiten administrar tu disponibilidad hacia los demás y hacia diferentes tipos de tareas.
Hacer esto te permitirá trabajar más enfocada y más rápido porque los pedidos de otros no me interrumpen todo el tiempo.
Y porque cada tipo de tarea ya tiene asignado un tiempo y un lugar en tu calendario.
Con estos límites evitas querer hacer de todo a cualquier hora,.
Y enseñas a los demás a ser más pacientes y más respetuosos con tu tiempo.
Es algo que puedes empezar a hacer hoy mismo y notarás la diferencia en tu forma de trabajar.
Hábito 5: Usa la ayuda disponible
Con tanta tecnología disponible de hoy es mucho más fácil pedir ayuda que hace unos diez años.
Cuando se trata temas personales o profesionales siempre hay cosas que estás haciendo, que podrían ser hechas por otras personas o por algún sistema para ayudarte a liberar un poco de tiempo
En realidad no tienes que hacer todo sola.
Si te sientes culpable porque se supone que tendrías que poder hacer todo al 100 % déjame decirte que esa es una mentalidad que tenemos que eliminar inmediatamente.
Es una historia que nos han hecho creer sobre todas las mujeres pero que podemos cambiarlo.
Si tienes los recursos o la manera para encontrar que alguien más te ayude hazlo.
Y no hablo solo de tener a alguien permanente en casa o de tener a un asistente virtual, o de pasarle más tareas a tu esposo o tus hijos.
Hablo de aprovechar las aplicaciones que te pueden facilitar la vida donde, pagando muy poco, puedes deshacerte de tareas que no aportan ningún valor a tu vida pero que si te quitan mucho tiempo.
Aplicaciones que seguro existen en tu país y que pueden devolverte horas de tiempo:
- Aplicaciones que hacen mercado por ti
- Aplicaciones que asignan un mensajero si tienes que enviar documentos o mercancía
- Aplicaciones que trascriben lo que hablas si eres un creador de contenido o necesitas tener escrita una entrevista.
- Todo lo que puedas comprar en línea, hazlo.
- Aplicaciones para llevar tus finanzas
- Aplicaciones para ordenar y llevar los gastos de viajes de tu trabajo
- Páginas de freelancers
Si hoy tienes mucho que hacer, evalúa que puedes delegar o qué puedes descargar en una aplicación para que recuperes tiempo.
Hábito 6: Tener Claridad
Si hoy te preguntas, qué es lo más importante de tu trabajo sabes qué es?
Sabes cómo miden tu desempeño en tu trabajo?
Sabes a qué le quieres dedicar más tiempo en tu vida?
Cuando tienes CLARIDAD sobre cómo es que te miden, cuál es tu función principal, sabes a qué le tienes que dedicar tiempo. en tu trabajo.
No son los chats de organizar los cumpleaños
No son los chats de chismes de la oficina
No son las cadenas de correos donde te copian pero ni siquiera tienes que estar ahí.
Tener esa claridad hace te permite saber en qué debes enfocarte y a qué le tienes que dedicar más tiempo.
Esa claridad también te da un norte a nivel profesional y te indica si debes invertir más en tu educación o en alguna habilidad en específico que te haga falta.
Aplica esta claridad también a tu vida personal y familiar.
A qué le quieres hacer tiempo?
- A aprender a cocinar?
- A buscar una nueva casa?
- A enseñarle algo nuevo a tu hijo todos los díaS?
- A tener más momentos de silencio y paz tu solo con tu café?
- A un negocio que tienes en mente?
Anótalo. Y revisa periódicamente si lo que hoy es importante lo sigue siendo en unos meses o en unos años.
Esta claridad define tu norte,
Te da el rumbo de hacia dónde debes dirigir tu atención de ahora en adelante.
Hábito 7: Revisa cómo estás frecuentemente
Cómo vas a saber a qué dedicarle tiempo si no sabes cómo estás?
Si no sabes qué te falta? O que te sobra?
Revisar cómo estás periódicamente es indispensable para cumplir tus metas tanto profesionales como personales.
Con el tiempo hay avances, tienes imprevistos y cambian tus prioridades.
O cambia tu perspectiva sobre tu vida y necesitas hacer cambios.
Pero para saber esto necesitas revisarte.
Crea en tu calendario unas citas o reuniones contigo misma para revisar a consciencia cómo estás en aspectos como:
- Salud
- Tus metas personales
- Cómo está tu casa
- Cómo vas con tus metas profesionales
- Qué puedes eliminar de tu vida
- Qué te hace falta?
Puedes crear estas citas cada mes, cada trimestre y cada semestre
En esas citas vas a revisar las acciones que has tomado para cada una de tus metas del año y registra tu progreso.
Si necesitas ajustes, si necesitas acelerar algo, o dejar de hacer algo este es el momento de ese análisis.
Si hay algo que celebrar también inclúyelo en éstas revisiones.
También puedes revisar cómo te estás sintiendo.
Revisa si hay cambios que debes hacer a tus horarios, si hay nuevas metas o si definitivamente debes deshacerte de alguna porque ya no es de tu interés.
conclusión
Estos 7 hábitos son un trabajo continuo.
No es algo que tendrás listo de la noche a la mañana. Pero entre más pronto empieces, más rápido los tendrás incorporados en tu vida.
Te los resumo aquí
Hábito 1: Crea Rutinas
Hábito 2: Divide Tareas Grandes en Tareas Más Pequeñas
Hábito 3: Usa herramientas de apoyo
Hábito 4: Define límites para tu disponibilidad
Hábito 5: Pide Ayuda
Hábito 6: Tener Claridad
Hábito 7: Revisa cómo estás periódicamente
Con cuál de estos hábitos quieres empezar esta semana?
Te leo en los comentarios.
AGENDA PLANEARTE
Si eres de las que toma acción, pero aún no tienes un sistema para organizar todas las ideas, hábitos y tareas por hacer para hacer realidad tus sueños… llegó PLANEARTE.
