5 estrategias que te harán la persona más productiva de tu trabajo
En mi trabajo anterior en una empresa de software para pagos electrónicos tenía un compañero que aparentemente trabajaba menos que el resto.
Llegaba un poco más tarde que los demás, se ponía audífonos y no hablaba con nadie por 2 horas por lo menos, se tomaba 2 horas de almuerzo y a veces salía más temprano que todos.
Y sabes que? Cumplía siempre las metas de ventas a pesar de “trabajar menos” y no comportarse como todos los demás.
Él tenía la habilidad de concentrarse de tal manera que sacaba su trabajo importante en tiempo record. No perdía el tiempo en conversaciones triviales ni en distracciones de oficina.
En este artículo te enseñaré las 5 estrategias que hacen más productivas a las personas en su trabajo. Que aplicaba esta persona y que yo empecé a aplicar para acelerar los resultados en mi carrera profesional.
Ser una persona productiva y organizada con el tiempo es muy valorado en las empresas hoy en día.
No sólo te hace más profesional sino que también te vas a sentir más empoderad@ y capaz porque tienes el control de lo que haces con tu tiempo.
Pero lograr ser más productiva es un ejercicio diario de consistencia.
Tienes que tomar acciones todos los días para ver resultados.
Si fallas una vez está bien, retomas al día siguiente. Pero esta debe ser la excepción y no la regla.
Así que si estás decidida a resaltar siendo más productiva y más profesional en tu trabajo, sigue leyendo.
Cuando apliques estas 5 estrategias verás que ahorras tiempo, te sientes más relajado y tendrás tiempo libre en tu trabajo para entrenarte en el área que quieres o para participar en otros proyectos para los que antes no tenías tiempo.
Estrategia 1: No revisar el correo cada 5 minutos
Uno de los errores más grandes que cometen todos los profesionales es la obsesión por revisar el correo cada cinco minutos.
Y pocos son conscientes de este error.
Si revisas a conciencia la bandeja de entrada de tu correo corporativo, por lo menos la mitad de lo que llega son correos de notificaciones o correos donde estás copiada pero no eres la o el responsable por tomar ninguna acción.
Sin embargo, sigues pendiente de cada notificación y cada correo que entra por si acaso llega algo urgente.
Esto es un error porque no permite que te concentres. Constantemente estás interrumpiendo tu propio trabajo y abriendo la puerta para atender las necesidades y prioridades de otros antes que las tuyas.
Qué puedes hacer? Elimina las notificaciones del correo de tu computador y de tu celular.
Agenda tiempo en tu calendario y llámalo “Tiempo de revisar y contestar correos”.
Agenda dos espacios en tu calendario para esto, o tres dependiendo del volumen de correos que manejes.
Esto sirve para cargos donde puedes manejar la agenda de tu trabajo. Si trabajas en un call center o tu trabajo es exclusivamente contestar correos pues esto no aplicaría para ti.
Pero si por tu rol o cargo en la compañia puedes organizar tu tiempo, usa esta estrategia.
Cuando le asignas tiempo a la revisión del correo, vas a contestar de manera más consciente, tendrás tiempo para organizar tu correo y podrás priorizar las acciones que resulten de esa revisión del correo.
Además, dejarás de interrumpirte y el trabajo importante quedará hecho en menos tiempo.
Estrategia 2: Dedicar las primeras horas de trabajo a las tareas más importantes
Esta estrategia va de la mano con la estrategia 1.
Bloquea tiempo en tu calendario para la tarea o las tareas más importantes y las que requieren tu mayor concentración.
Que los demás vean que estás ocupado en tu calendario para que no te comprometan ( en lo posible) a reuniones o eventos en este espacio.
Como el horario de oficina por lo general es de 8 a 4 o de 9 a 5, también tendrás más energía en la mañana.
Y quedas libre del trabajo importante quedándote tiempo para dedicarlo a tareas menos importantes o que requieren un nivel de concentración menor.
Este bloque de tiempo debería ser mínimo de una hora, que es un tiempo significativo para enfocarte, sin distracciones a sacar este trabajo importante o prioridad.
Tienes muchas distracciones porque llega gente a preguntarte cosas o a interrumpirte? Usa unos audífonos o algo que les indique que estás concentrado y que no te pueden interrumpir.
Si hay salas adicionales donde te puedas encerrar, hazlo! Es lo mejor que puedes hacer para evitar las distracciones del ambiente de oficina y para concentrarte sin problemas.
Estrategia 3: Bloquear las distracciones de la oficina
En los trabajos de hoy se utilizan diferentes herramientas para trabajar.
Y cada herramienta viene con su propia notificación.
Si usas 10 herramientas diferentes, estás expuesta a que te lleguen notificaciones visuales y con sonido de 10 herramientas diferentes.
Y si cada una timbra y/o titila 10 veces al día, recibes 100 notificaciones al día!
100 notificaciones al día es estar disponible para que te interrumpan 100 veces al día.
Con razón pocas personas pueden terminar su trabajo en las 8 horas de su jornada laboral.
Cómo solucionarlo? Quita o silencia las notificaciones de las herramientas de tu trabajo.
De esa manera tu decides cada cuanto y en qué momento revisar cada aplicación o herramienta.
Y así evitas tanta interrupción y pérdida de tiempo. pudiendo trabajar de manera más enfocada y más proactiva.
Estrategia 4: Haz ejercicio para tener más concentración y energía
Para que el calendario funcione como la herramienta poderosa que es, tienes que comprometerte a poner todo en tu calendario.
Agenda de ahora en adelante eventos, cumpleaños, citas con amigas, citas de médico, exámenes de tus hijos etc.
Con todo esto registrado en el calendario, es más fácil que sepas con anticipación cuánto tiempo tienes disponible para otras actividades.
Te ha pasado que quedas con tus amigas para algo y antes de salir te das cuenta que tienes el cumpleaños de los gemelos amigos de tu hijo?
Y aceptaste ir hace un mes y no te acordabas!
Si tienes todo en tu calendario, y lo revisas a diario, vivirás tu día sin sorpresas y podrás planear o modificar evitando estrés y contratiempos.
Estrategia 5: Tener claras las metas por las que te miden en tu trabajo
Otra de las características de Google Calendar es que te permite compartir los calendarios con otras personas.
Tu calendario familiar lo puedes compartir con tu esposo o tus papás si quieres que estén informados de los eventos de tus hijos.
Puedes compartir el calendario con la persona que te ayuda mientras estás de viaje para que por ejemplo, esté pendiente de los mantenimientos de la casa que tienes programados, y que tienen que hacerse así no estés en casa.
Tú eliges con quien compartir el calendario.
Si lo usas para el trabajo también puedes elegir con quien compartirlo.
Así sabrán cuando tienes espacio para reuniones, o cuando estarás presente en la oficina o cuándo estarás de viaje con clientes.
Con esa información es más fácil que planeen actividades en las que te necesitan, pero sin estar preguntándote por whatsapp o intercambiando docenas de correos para ponerse de acuerdo con la hora.
Chao chats innecesarios a las 9 de la noche preguntándote por alguna reunión.
Chao a cientos de correos preguntando por hora y fecha para programarte reuniones.
conclusión
Si aplicas estas 5 estrategias que pocas personas practican, vas a sobresalir en tu trabajo.
Serás las persona que entrega lo importante a tiempo.
Serás el compañero de trabajo que si cumple sus metas y contribuye con el crecimiento del equipo y de la compañía.
Esta forma de trabajar hablará bien de ti y además tendrás más timpo y energía para actividades diferentes al trabajo.
En resumen estas son las 5 estrategias.
Estrategia 1: No revisar el correo apenas entras a la oficina
Estrategia 2: Dedicar las primeras hora de trabajo a las tareas más importantes
Estrategia 3: Bloquear las distracciones de la oficina
Estrategia 4: Hacer ejercicio para tener más concentración y energía
Estrategia 5: Tener claras las metas por las que te miden en el trabajo.
Vas a empezar a trabajar en las 3 dimensiones de mente, espacio y tiempo para ser más organizada?
Te leo en los comentarios.
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